"Morgen, morgen beginne ich ... Es ist seit Jahren morgen."

Immer mehr Leute klagen darüber, dass sie keine Zeit mehr fänden, die wirklich wichtigen Dinge in ihrem Geschäft erledigen zu können. Veranstalter von Messen oder Schulungen sind unzufrieden mit den Besucherzahlen, beziehungsweise beschweren sich über Angemeldete, die unentschuldigt nicht erscheinen und damit unnötige Kosten verursachen. Dahinter stecken weder Unvermögen noch böser Wille, es ist meist die Frage, ob man sich noch selbst organisiert oder fremdbestimmt wird. Wie kann man die Kontrolle behalten? Als das Handy noch Natel hiess und hauptsächlich dem Telefonieren diente, gab es eine Flut von mehr oder weniger nützlichen, mit Sicherheit aber teuren Organisationshelfern in Papierform. Dynamische Manager zeigten sich mit einem Filofax oder Time/system. Heute gibt es das alles auch in unzähligen elektronischen Programmen oder Apps. Wie findet man sich da zurecht? Welches der angebotenen Helferlein zu einem passt, muss man selbst entscheiden. Ich habe für mich schon sehr vieles versucht, zeitweilig auch parallel zueinander. Und immer ist früher oder später, wie aus dem Nichts, wieder eine Papierliste auf meinem Schreibtisch aufgetaucht. Meine Lehre daraus: Ob modern oder nicht, die Methode muss zu Ihnen passen, nicht umgekehrt. Allgemeingültige Rezepte gibt es aus meiner Sicht sowieso keine. Die folgenden Zeilen sollen also lediglich Anregungen geben.

Der Merkzettel vom Vorabend

Ohne Pendenzenliste geht es kaum. Es empfiehlt sich, den einzelnen Aktivitäten einen Endtermin und/oder eine Prioritätsstufe zuzuordnen. Elektronische Anwendungen erlauben es, bequem nach Datum und Prioritäten zu sortieren. Die Tätigkeiten mit der höchsten Priorität übertrage ich jeweils in die Agenda. Nun kann die Liste mit allen Pendenzen in einem gutgehenden Geschäft recht lang und damit abschreckend ausfallen. Ein probates Vorgehen ist deshalb, daraus am Vorabend einen Merkzettel für den folgenden Tag zu erstellen. Darauf gehören alle Aufgaben, die Sie dann wirklich erledigen werden. Dies auch tatsächlich durchzuziehen, wird nicht einfach sein, denn die Kunden, das Handy, die E-Mails, der Lernende, Frau Meiers Fernseher ... Ist die Idee mit den täglichen Portionen an zu erledigenden Aufgaben deswegen schon zum Scheitern verurteilt? Nein, ausser man ist gewillt, sein ganzes Tun durch äussere Faktoren bestimmen und damit letztlich die Firma und sich selbst von anderen treiben zu lassen.

Eine Stunde für sich

Schauen wir wieder einmal unserem Kollegen Franz Scheidweg über die Schulter. Er erhielt in einem Gespräch einen wertvollen Tipp, den er gleich in die Tat umsetzte. Er reserviert sich regelmässig Zeitfenster, in denen er durch nichts und niemanden gestört werden darf. Alle Mitarbeitenden sind instruiert und unterstützen ihn dabei. Scheidweg war erstaunt, wie viel schon in einer einzigen Stunde erledigt werden kann, wenn man nicht unterbrochen wird. Dieser Lernschritt zeigte ihm auch auf, wie wichtig ein Gedankenaustausch mit Personen in ähnlicher Situation sein kann. Er entschied sich deshalb, dieses Jahr endlich wieder einmal Zeit in Weiterbildung und Diskussionen mit Kollegen zu investieren. Das von "CEtoday" veranstaltete Seminar "Praxistipps zur Unternehmensführung" (siehe gegenüberliegende Seite) interessiert ihn schon lange. Doch immer kam etwas dazwischen. Damit er diesmal wirklich hingehen wird, meldete er sich an und trug den Termin in der Agenda mit Priorität 1 ein. Er würde ihn höchstens mit einer Begründung sausen lassen, die er auch bei seinen Mitarbeitenden für eine Absenz vom Arbeitsplatz akzeptieren müsste. Wer mit den ihm wichtigen Terminen so umgeht, wird keine Schwierigkeiten haben, Vorgenommenes auch stattfinden zu lassen. Stufen Sie Ihre Vorhaben mit der richtigen Priorität ein, und die Entscheidung, ob Ihr geplantes Programm oder die TV-Panne bei Frau Meier wichtiger ist, wird Ihnen leichtfallen.

Wählen Sie für sich ein System, das mindestens obige Anregungen beinhaltet und setzen Sie es konsequent um. Das selbstkritische Erkennen von Ausflüchten oder Scheinprioritäten und eine gehörige Portion Strenge mit sich selbst sind dabei unabdingbar. Und dann heisst’s wie bei Nike: "Just do it!" Viel Erfolg – er wird nicht ausbleiben.

In der nächsten Folge lesen Sie, wie Kennzahlen Sie beim Lenken des Unternehmens unterstützen können.